FAQs

Kann ich alle Vorkommen eines Wortes im gesamten Projekt indexieren?

In geisteswissenschaftlichen Werken sind für ein Namens- oder ein Ortsregister oft alle Nennungen im Manuskript vollständig zu erfassen. Für einzelne Namen sind in umfangreichen Werken so durchaus hunderte von Einträgen zu erstellen. Der Index-Manager bietet hierzu vollautomatische und kontrolliert halbautomatische Vorgehen an.

• Markieren Sie im Fenster „Wortliste“ das Wort, das Sie über alle importierten Dokumente hinweg indexieren wollen. Beispiel: „Goethe“.
• Das Wort „Goethe“ wird automatisch im Volltextfenster in die Werkzeugleiste übernommen, und der Text springt an die erste Stelle im Text, an der „Goethe“ vorkommt. Ergänzen Sie ggf. den Index-Eintrag in der Werkzeugliste zu „Goethe, Johann Wolfgang von“.
• Drücken Sie die Taste [F6] oder klicken Sie auf [Erstelle alle] in den Extras der Wortliste. Es werden an allen Vorkommen von „Goethe“ im Text Index-Einträge erstellt – einheitlich in der über die in der Werkzeugleiste festgelegten Form (Goethe, Johann Wolfgang von). Eventuell unterschiedliche Schreibweisenvorkommen oder Beugungen – z.B. „Goethes“, „goethe“, „Göthe“ – werden ebenso indexiert.

Info: Mit [F6] erstellt die Software die Index-Einträge automatisch. Sollen bestimmte Goethe-Textstellen ausgewählt werden oder ist ein Name z.B. nicht eindeutig, weil im Text an manchen Stellen mit Karl, Karl der I. und an manchen Stellen Karl der II gemeint ist, müssen die Vorkommenstellen überprüft werden. Das Sektionen-Feld gibt hierzu einen schnellen Überblick über alle Vorkommen eines in der Wortliste angeklickten Wortes in seinen verschiedenen Flexionsformen. Durch Klick auf eine Zeile springt der Volltext an die Stelle an der der Begriff im Text genannt wird. Die Liste erlaubt die schnelle inhaltliche Entscheidung, ob es sinnvoll ist, automatisch mit [F6] Index-Einträge für alle Vorkommen eines Begriffs im Text  zu erstellen oder ob es sinnvoll ist, die Liste Zeile für Zeile durchzugehen und eine inhaltliche Auswahl zu treffen:

• Markieren Sie im Sektionen-Feld über die Listenauswahl [Strg+markieren] einzelne Zeilen.
• Index-Einträge für diese Auswahl werden mit einem Klick auf einmal angelegt, entweder mit rechter Maustaste [Indexeinträge anlegen] oder [F7] . … nach oben

Erstellen von Index-Marken mit Autorenmarkierung

Das Fenster „Wortliste“ ermöglicht das Filtern nach Zeichen- und Absatzformatierungen. Je nach geladenem Quelldokument werden sämtliche verwendeten Auszeichnungen angezeigt. In Word-Dokumenten z.B. sortiert  nach Word-Absatzformaten und Word-Inlinestyles. In Absprache mit Autoren und Verlag können so beliebige Textauszeichnungen gefiltert werden und Vormarkierungen zur Begriffsauswahl selektiert und indexiert werden. Hier das Beispiel „Hintergrund-Farbe“ in einem Word-Dokument.

• Suchen Sie in den Filteroptionen „Reduzieren auf“ die Angabe „Word-Inline-Style“.
• Dort haben Sie die Auswahl verschiedener Formate, darunter auch „Hintergrund-Farbe“. Hinweis: Falls die Hinterlegungen in einem anders lautenden Format z.B. im Rahmen einer Verlags-Formatvorlage vorliegt, wählen Sie den verwendeten Namen aus.
• Setzen Sie dort einen Haken.
• In der Wortliste darunter werden nur noch alle derartig markierten Begriffe angezeigt.
• Klick auf ein Wort in dieser Liste: Das Wort öffnet sich im Textfenster und der Begriff ist schon als Eintrag „Ebene 1“ in der Werkzeugleiste übernommen.
• Bestätigen Sie mit „Erstelle“ oder passen Sie den Eintrag an, erstellen Sie z.B. Untereinträge oder wählen Sie F6 oder F7, falls mehrere Vorkommen gleichzeitig indexiert werden sollen. … nach oben

Wie lassen sich Filter-Dateien einsetzen?

Filter-Dateien im Fenster „Wortliste“ bieten verschiedene Möglichkeiten für das Indexing:

• Begriffe aus der Wortliste ausschließen, die nicht indexiert werden sollen, z. B. Anglizismen.
• Die Wortliste auf Begriffe reduzieren, die auf jeden Fall indexiert werden sollen. Solche Filter-Dateien enthalten dann Namen oder inhaltlich wichtige Begriffe, die vom Autor oder Verlag vorgegeben wurden und z. B. für Namens- oder Ortsregister vollständig erfasst werden müssen.

Zu unterscheiden sind zwei Filter-Datei-Typen: Wort-Filter- und Term-Filter-Dateien.

• Bei Wort-Filter-Dateien werden die gelisteten Begriffe zerlegt und die Wortliste nach sämtlichen in der Filter-Datei vorkommenden Wörtern getrennt durch Komma, Leerzeichen und Bindestrich gefiltert. Die Term-Filter-Datei eignet sich zum Indexing von Komposita oder Mehrwortbenennungen, z.B. Vor- und Familienname.
• Bei Term-Filter-Dateien ist nur der Zeilenumbruch relevant und die Wortliste wird nach dem vollständigen Begriff oder Term einer Zeile gefiltert.

Vorbereiten einer Filter-Liste als TXT-Datei

Bereiten Sie die Filter- oder Konkordanz-Liste vor. Dazu legen Sie eine Text-Datei (.txt) an, die alle Begriffe enthält, die Sie filtern möchten. Die Begriffe sollten durch Zeilenumbruch getrennt werden. Um die Sonderzeichen korrekt darzustellen, muss UTF (Unicode Transformation Format) und nicht ANSI verwendet werden. In den meisten Fällen genügt es in der Filter-Datei für den Index-Manager, die unflektierte Grundform anzugeben. Bei starker Flexion z.B. mit Umlauten, ist es sinnvoll, auch die flektierte Form aufzunehmen. Anders als bei der Konkordanz-Datei in Microsoft Word müssen nicht alle Formen des Wortes aufgeführt und in der Filter-Datei auch keine zusätzliche Spalte mit den jeweils zu erstellenden Indexeinträgen angelegt werden. Diese werden erst zu einem späteren Zeitpunkt im Programm erstellt.

Wie lade ich eine Filter-Datei?

• Öffnen Sie das Fenster „Wortliste“. Dazu wählen Sie entweder in der Menüleiste den Programmpunkt [Modus] und klicken auf [Wortliste] oder Sie öffnen die gewünschten Fenster über den Menüpunkt [Fenster].
• Laden Sie die Filter-Datei. Hierzu öffnen Sie das [Dropdown-Menü] rechts neben dem Suchfeld der Wortliste und der Angabe der gefilterten und gesamten Wortanzahl. Bei Klick auf [Wort-Filter-Datei laden oder Term-Filter-Datei laden…] öffnet sich ein Datei-Dialog, in dem Sie die gewünschte Datei auswählen können.
• Die geladene Datei wird als zusätzliche Filteroption in der Liste „Reduzieren auf/Ausschließen“ angezeigt.
  • Scrollen Sie im [Ausschließen]-Feld ans Ende bis zum Eintrag [Filter-Dateien]. Durch Klick auf den Pfeil klappen Sie die geladenen Filter-Dateien auf. Ein Haken in der Checkbox der gewünschten Datei schließt alle Inhalte der Datei aus der Wortliste aus. Die Wortliste wird sofort um diese Begriffe gekürzt.
    Tipp: Wenn Sie die Funktion „reduzieren auf Filter-Datei“ nutzen, entfernen Sie ggf. weitere Filter.
  • Scrollen Sie im [Reduzieren auf]-Feld ans Ende bis zum Eintrag [Filter-Dateien]. Durch Klick auf den Pfeil klappen Sie die geladenen Filter-Dateien auf. Ein Haken in der Checkbox der gewünschten Datei reduziert die Wortliste auf die Inhalte der Datei.
• Per Klick auf die Wortliste wird der ausgewählte Begriff  in die Werkzeugleiste des Volltextfensters übernommen und der Volltext springt an die Stelle an der der Begriff erstmalig im Text genannt wird. In der Werkzeugleiste kann der Haupteintrag geändert und beliebige Untereinträge ergänzt werden. Falls Sie mit der Taste [F6] oder [F7] mehrere Einträge auf einmal erstellen wollen, können Sie hier den zu erstellenden Index-Eintrag festlegen.
• Fahren Sie so mit der ganzen Liste fort. … nach oben

Wozu dient das Fenster „Nester“?

Das Fenster „Nester“ zeigt bei Klick auf einen Index-Eintrag aus der Index-Liste die Übersicht zu Untereinträgen und Querverweisen. Darüber hinaus:

• Bei Auswahl eines Eintrags mit Querverweis werden Haupteintrag und Verweiseintrag mit ihren jeweiligen Untereinträgen (= 2 „Nester“) angezeigt und können so schnell und übersichtlich kontrolliert werden.
• Das Nester-Fenster enthält eine Verlaufs-Funktion, d.h. ältere Anfragen werden im Fenster angezeigt und können als Beispiele für Vereinheitlichung dienen.

Anwendungsbeispiel: Sie verwenden stets die gleichen Untereinträge „Differenzialdiagnose“, „Therapie“, „Definition“ usw. in einem medizinischen Register. Im Nester-Fenster kontrollieren Sie die Erkrankungen Begriff für Begriff und gleichen Untereinträge schnell und einfach an. … nach oben

Wie lässt sich die Sortierreihenfolge im Register manuell anpassen?

Ändern Sie die Sortierreihenfolge eines Index-Eintrags in Word-Dokumenten. Ergänzen Sie den Eintrag um das Sortierwort nach einem Semikolon „;“. Der nach dem Semikolon eingegebene Text erscheint nicht im Register, bestimmt aber die Sortierung des Eintrags. Beispiele:

• Der Eintrag „§ 1;Paragraph“ erscheint als „§ 1“ unter Buchstaben „P“
• Der Eintrag „α-Fetoprotein;Fetoprotein“ erscheint als „α-Fetoprotein“ unter dem Buchstaben „F“. … nach oben

Das Laden meiner Dateien im Index-Manager dauert lange?

• Wenn Sie ein umfangreiches Projekt bearbeiten, kann das Laden von Dateien länger als gewohnt dauern. Stellen Sie sicher, dass Sie die 64 bit-Version der Software installiert haben.
• Wenn Sie schon längere Zeit an einem Projekt gearbeitet haben und viele Index-Einträge angelegt und Änderungen durchgeführt haben, muss der Index-Manager eine lange Änderungshistorie protokollieren und mitführen, d.h. eine sehr große Arbeitsdatei „*.idx“.
• Umgehen Sie die längere Ladezeit, indem Sie regelmäßig die Projektdateien exportieren. Die Arbeitsdatei wird auf diese Weise geleert.
• Falls Sie am Ende des Projekts eine vollständige Arbeitsdatei brauchen, um z.B. die Index-Einträge in eine inzwischen aktualisierte Version der Quelldateien zu überführen: Sie können jederzeit eine neue Arbeitsdatei erzeugen. Setzen Sie hierzu im Export-Dialog den Haken bei der Option „frische Arbeitsdateien erzeugen“. Beim Exportieren werden vorhandenen Arbeitsanweisungen exportiert und gleichzeitig neue idx-Dateien erzeugt, die dann an den Verlag übergeben oder zum Export in inzwischen aktuelle Dateien verwendet werden kann. … nach oben